Praxisbeispiel wordinc: KI als Chance und als kultureller Veränderungsprozess

Die Agentur wordinc ist als Sprachdienstleister schwerpunktmäßig in den Bereichen Übersetzungen und Lektorat sowie sprachlicher Adaption tätig. Das Unternehmen unterstützt Kunden aus unterschiedlichen Branchen bei der mehrsprachigen Unternehmens- und Markenkommunikation.

Schon früh erkannte Christina Wöhlke, geschäftsführende Gesellschafterin das Potenzial aber auch die Gefahr, die sich durch künstliche Intelligenz für das eigene Geschäftsmodell ergeben. Neue Anwendungen und Übersetzungstechnologien sowie veränderte Kundenerwartungen erzeugten erheblichen Handlungsdruck. Gleichzeitig mussten Unsicherheiten im Team aufgefangen werden. Fragen nach Arbeitsplatzverlust, Veränderungen der Tätigkeiten und der zukünftigen Rolle von Linguistinnen und Linguisten standen früh im Raum.

Dabei verfügte das Unternehmen bereits seit Jahren über Erfahrungen mit digitalen Tools. Neu war jedoch die Angst unter den Mitarbeitenden aufgrund der systematischen Auseinandersetzung mit KI und den rasanten Entwicklungen, sodass die Entscheidung schnell da war, diese Entwicklung aktiv mit den Mitarbeitenden zu gestalten.

Die externe Begleitung im Rahmen des INQA-Coachings erwies sich hier als entscheidender Faktor. Über einen längeren Zeitraum war es intern nicht gelungen, das gesamte Team mitzunehmen. Hinzu kamen wirtschaftliche Herausforderungen: steigender Kostendruck, Verunsicherung bei Kundinnen und Kunden sowie deutliche Umsatzrückgänge.
Im INQA-Coaching wurden deshalb bewusst Dialogräume geschaffen. Mitarbeitende identifizierten gemeinsam sinnvolle Einsatzmöglichkeiten und testeten neue Arbeitsweisen schrittweise.

Ein prägender Moment entstand, als die ersten konkreten Entlastungen sichtbar wurden: KI unterstützte beispielsweise bei der Auswertung umfangreicher Angebote, bei Risikobetrachtungen, der Bearbeitung komplexer Texte oder dem Entwurf von Antworten auf Kundenbeschwerden. Auch für ungeliebte Routineaufgaben konnten Lösungen entwickelt werden.

Gleichzeitig blieb klar: Die fachliche Prüfung durch Menschen bleibt unverzichtbar. KI wurde nicht als Ersatz verstanden, sondern als Werkzeug zur Unterstützung und Entlastung.

Mitarbeitende einbinden und Veränderung gemeinsam gestalten

Bei wordinc veränderte sich die Unternehmenskultur deutlich. Nicht alle Mitarbeitenden wollten den eingeschlagenen Weg mitgehen zugleich entstand Raum für neue Kompetenzen und Rollen. Heute setzt das Unternehmen den begonnenen Entwicklungsprozess fort, unter anderem mit regelmäßigen Innovationsformaten, monatlichen Treffen für neue Ideen sowie festen Terminen zu KI- und Automatisierungsthemen.

Die kulturelle Veränderung beschrieb das Unternehmen rückblickend als grundlegenden Wandel: weg von Zurückhaltung gegenüber KI, hin zu aktiver Gestaltung und kontinuierlicher Weiterentwicklung. KI-gestützte Arbeitsweisen werden inzwischen gezielt weiterentwickelt. Das Unternehmen arbeitet fortlaufend an Optimierungen und nutzt die Dynamik des KI-Marktes aktiv für weitere Anpassungen. Der größte Gewinn des INQA-Coachings liegt deshalb nicht nur in neuen Werkzeugen oder effizienteren Abläufen, sondern vor allem in einer gewachsenen Offenheit gegenüber Veränderung und in der Erfahrung, dass Transformation gestaltbar ist.