Praxisbeispiel Erich Rottmann GmbH: Vom gewachsenen Betrieb zur strukturierten Organisation

Die Erich Rottmann GmbH ist ein inhabergeführter Ingenieursbetrieb für Vakuumtechnik, Turbokupplungen, Handelsvertretung und exzellenten Service, mit Sitz in Hamburg.

Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen auch die Anforderungen an Organisation, Kommunikation und Projektsteuerung. Während viele Abläufe über Jahre erfolgreich funktioniert hatten, zeigte sich zunehmend, dass gewachsene Strukturen an ihre Grenzen stießen. Die Geschäftsführung entschied sich deshalb für ein INQA-Coaching, um Prozesse systematisch weiterzuentwickeln und die Organisation auf weiteres Wachstum vorzubereiten.

Ausgangssituation

Viele Arbeitsabläufe waren historisch gewachsen und wurden von den Beschäftigten unterschiedlich umgesetzt. Informationen wurden auf verschiedenen Wegen weitergegeben, Verantwortlichkeiten waren nicht überall eindeutig definiert und Schnittstellen zwischen Werkstatt und Verwaltung führten teilweise zu Reibungsverlusten. Gleichzeitig bestand der Wunsch, digitale Werkzeuge künftig stärker für Kommunikation, Projektsteuerung und Dokumentation zu nutzen. Schnell wurde jedoch deutlich: Ohne klare Prozesse würde auch die beste Software ihre Wirkung nicht entfalten.

Ziele des INQA-Coachings

Das INQA-Coaching verfolgte zwei miteinander verknüpfte Ziele.

Zum einen sollten die betrieblichen Abläufe transparenter, einheitlicher und effizienter gestaltet werden. Zum anderen sollte die Organisation so weiterentwickelt werden, dass zukünftiges Wachstum besser unterstützt werden kann.

Darüber hinaus sollte eine fundierte Entscheidungsgrundlage entstehen, welche digitalen Werkzeuge tatsächlich einen Mehrwert bieten.

Maßnahmen im Coaching

Zu Beginn wurden sämtliche Kernprozesse gemeinsam aufgenommen, visualisiert und kritisch hinterfragt. Dadurch entstand erstmals ein vollständiges Bild der betrieblichen Abläufe. Bereits diese Transparenz führte zu wichtigen Erkenntnissen: Verantwortlichkeiten konnten klarer definiert, Doppelarbeiten sichtbar gemacht und erste Standards für wiederkehrende Abläufe entwickelt werden. Darauf aufbauend formulierte das Unternehmen konkrete Anforderungen an zukünftige digitale Werkzeuge. Verschiedene Lösungen wurden verglichen und hinsichtlich Praxistauglichkeit, Akzeptanz und organisatorischem Nutzen bewertet. Dabei wurde bewusst auf ein schrittweises Vorgehen gesetzt: testen, bewerten und anpassen, statt vorschnell Entscheidungen zu treffen.

Positive Effekte

Ein wesentlicher Erfolg des INQA- Coachings bestand darin, dass sich der Blick auf die eigene Organisation verändert hat. Die Beschäftigten entwickelten ein gemeinsames Verständnis für Prozesse und Zusammenhänge. Entscheidungen konnten nachvollziehbarer getroffen werden und die Zusammenarbeit zwischen den Bereichen wurde deutlich enger. Gleichzeitig zeigte sich, dass Digitalisierung immer auch Organisationsentwicklung bedeutet. Unterschiedliche digitale Kompetenzen im Team wurden sichtbar und können nun gezielt durch Qualifizierungsmaßnahmen weiterentwickelt werden.

„Der größte Gewinn war nicht die Auswahl einer Software. Der größte Gewinn war, dass wir heute alle dieselbe Sprache sprechen, wenn es um unsere Prozesse geht.“ (Johannes Rottmann, Geschäftsführung)

Ergebnisse

Das Unternehmen verfügt heute über eine deutlich höhere Transparenz seiner betrieblichen Abläufe und eine belastbare Grundlage für die nächsten Entwicklungsschritte.

„INQA-Coaching hat uns geholfen, unsere Organisation zukunftsfähig aufzustellen. Die eigentliche Digitalisierung beginnt jetzt, auf einer deutlich besseren Grundlage. Unsere INQA-Coachin Marloes Göke hat uns keine fertigen Lösungen vorgegeben. Sie hat die richtigen Fragen gestellt, den Prozess strukturiert und dafür gesorgt, dass wir als Team unsere eigenen Lösungen entwickeln konnten.“ (Johannes Rottmann, Geschäftsführung)